⚠️ Nota importante: Esta funcionalidad está actualmente en expansión. Es posible que aún no esté disponible en ciertos países. Si no encuentra su autoridad en la configuración, significa que la función aún no está disponible para su país.

¿Qué es la función de registro online (Check-in online)?

La función de Check-in online es una herramienta que automatiza la recopilación de datos de huéspedes y su transferencia a las autoridades locales. En lugar de completar formularios manualmente en los portales gubernamentales, Holidu envía a sus huéspedes un formulario seguro donde pueden proporcionar la información requerida. Una vez que los datos se recopilan, se transfieren automáticamente a la autoridad correspondiente.

¿Por qué necesitas hacer esto?

En muchos países (España, Italia, Portugal, Alemania y otros), los anfitriones tienen la obligación legal de recopilar información de los huéspedes y enviarla a las autoridades locales poco después del check-in. Esta regulación respalda la seguridad, trazabilidad y cumplimiento con las leyes locales.

No cumplir con estas reglas puede resultar en sanciones o multas. Contar con un sistema confiable te mantiene dentro del marco legal con un esfuerzo mínimo.

¿Cómo te beneficias de la transferencia automática?

La función de Check-in online en tu cuenta de Holidu automatiza este proceso enviando a tus huéspedes un formulario donde pueden proporcionar los datos requeridos. Una vez configurada, Holidu se encarga de la recopilación y transferencia de datos, sin necesidad de entrada manual en sistemas gubernamentales.

Tus beneficios clave:

• Cumplimiento legal con esfuerzo mínimo
• Transferencia automática de datos de huéspedes a la autoridad correcta
• Libro de huéspedes digital que puedes descargar en cualquier momento para inspecciones
• Recordatorios automáticos y comunicación con huéspedes integrados
• Completamente gratuito para los anfitriones de Holidu
• Manejo seguro y conforme con la privacidad de datos sensibles de huéspedes

¿Cómo configurarlo?

Antes de activar la función en Holidu, debes registrar tu alojamiento con la autoridad local correspondiente. Actualmente soportamos España, Portugal y Alemania, y estamos trabajando para añadir Italia pronto.

Región	Autoridad	Guía de conexión
España (excepto Cataluña y País Vasco)	SES.Hospedajes	Cómo conectar a SES.Hospedajes
Cataluña	Mossos d'Esquadra	Conectar a Mossos
País Vasco	Ertzaintza	Conectar a Ertzaintza
Portugal	SIBA	Cómo conectar a SEF/SIBA
Alemania	AVS	Cómo conectar tu propiedad a AVS
Italia	Alloggiati Web	Función de Check-in de huéspedes en Italia | Informes estadísticos en Italia

Una vez que tengas tus credenciales, sigue este artículo para configurar tu función de Check-in online.

¿Cómo funciona para los huéspedes?

Una vez que la configuración esté completa, esto es lo que ocurrirá:

1. Después de realizar la reserva, tu huésped recibe un correo electrónico (o mensaje) con un enlace a un formulario de check-in online seguro.
2. El huésped completa los detalles para todos los viajeros, incluyendo escaneo de documentos (pasaporte o DNI). Esto debe repetirse para todos los que viajan con ellos.
3. Los datos se envían y almacenan de forma segura en el sistema.
4. Si un huésped no completa el formulario, se envían recordatorios automáticos. Si aún así no cumplen, puedes completar los datos en su nombre.

⏰ A las 23:00 (11:00 PM) del día del check-in, los datos del huésped se envían automáticamente a la autoridad correspondiente.

¿Cómo descargar mi libro de huéspedes?

1. Ve a la función de check-in online.
2. Junto a la propiedad para la que deseas el libro de huéspedes, haz clic en "Detalles".

Preguntas frecuentes

¿Por qué Holidu ofrece esta función?

La ley local requiere que los anfitriones registren a todos los huéspedes ante las autoridades locales. Esta herramienta automatiza el proceso, respalda el cumplimiento legal y te ahorra tiempo.

¿A qué autoridades puedo conectarme?

Depende de tu región. Puedes conectarte a la autoridad específica de tu país y región. Si no encuentras tu autoridad en el menú de configuración, significa que la función aún no está disponible para tu ubicación.

¿Es obligatorio registrarse con las autoridades?

Sí.

¿Puedo usar esta función para todos los tipos de reservas?

Solo las reservas creadas a través de canales soportados por Holidu son elegibles. Las reservas manuales e importaciones basadas en iCal no están soportadas.

¿Puedo enviar datos de huéspedes de reservas anteriores?

No. El formulario online solo se activa para reservas futuras. Las reservas realizadas antes de habilitar la conexión policial no están cubiertas. Deberás registrarlas manualmente en el portal de tu autoridad.

¿Qué datos de huéspedes se recopilan y se envían?

Datos personales (nombre, fecha de nacimiento, nacionalidad, tipo/número de documento de identidad, etc.). Solo los datos mínimos requeridos son visibles para el anfitrión (nombre, edad). Los datos completos se envían de forma segura a las autoridades.

¿Tendré acceso a los datos del huésped?

Solo mostramos los nombres y edad de los huéspedes, que es la información requerida para el libro de huéspedes. No mostramos información adicional como números de documento de identidad.

¿Qué sucede si los huéspedes proporcionan su información y luego cancelan la reserva?

Si el huésped cancela su reserva, los datos no se enviarán a las autoridades.

¿Recibiré una notificación cuando los huéspedes proporcionen sus datos?

No enviamos notificaciones. Sin embargo, puedes ver si los huéspedes han proporcionado sus datos para cada una de sus reservas.

¿Deben registrarse los menores?

Sí, todos los huéspedes deben registrarse independientemente de la edad. Para menores españoles menores de 14 años, no se requiere documento de identidad ni firma, pero debe registrarse la relación del adulto responsable.

¿Qué sucede si los huéspedes no completan el formulario?

Recibirán un recordatorio automático 5 días antes de la llegada. Si aún así está incompleto, puedes:

• Completar el formulario manualmente en presencia del huésped
• Reenviar el enlace

Los datos deben enviarse antes de las 23:00 del día del check-in para beneficiarse de la conexión automatizada.

¿Puedo completar el formulario para mis huéspedes?

Sí, directamente desde la pantalla de detalles de la reserva. También puedes escanear su documento de identidad o introducir los datos manualmente durante el check-in.

¿Puedo modificar los datos después de enviarlos?

No. Una vez enviados a la autoridad, los datos no pueden editarse. Si hay un error, contacta con el soporte de Holidu o vuelve a introducir los datos manualmente en el portal de tu autoridad directamente.

¿Cuándo se envían los datos a la autoridad?

Automáticamente a las 23:00 del día del check-in. Los anfitriones son responsables de asegurar que los datos estén completos antes de esta hora.

¿Los colaboradores tienen acceso a esta función?

No. Solo las cuentas principales (con derechos de editor) pueden configurar conexiones. Los colaboradores pueden ver el formulario en los detalles de la reserva pero no pueden activarlo ni gestionarlo.

¿Qué sucede si mis credenciales de autoridad cambian o expiran?

Deberás actualizarlas manualmente en Holidu. Las contraseñas expiradas pueden causar una transferencia de datos fallida. Siempre verifica el estado de la conexión en la sección "Cuenta".

¿Es el libro de huéspedes obligatorio legalmente?

Sí. El libro de huéspedes actúa como tu registro digital para inspecciones policiales y debe conservarse durante 3 años, según el Real Decreto 933/2021.

¿Funciona esto para propiedades múltiples?

Sí. El flujo