⚠️ Nota importante: Esta funcionalidad se encuentra actualmente en expansión y es posible que aún no esté disponible en tu país. Si no encuentras tu autoridad local en la configuración, significa que el servicio aún no está disponible en tu región. Te recomendamos revisar regularmente para mantenerte informado sobre las actualizaciones.

Transferencia de datos de huéspedes y registro online (Registro de viajeros)

¿Qué es la funcionalidad de Check-in?

La funcionalidad de Check-in online de Holidu automatiza el proceso legal de registro de huéspedes. En muchos países como España, Italia, Portugal y Alemania, los anfitriones están obligados por ley a recopilar y enviar información de los huéspedes a las autoridades locales tras el check-in. Esta funcionalidad elimina la necesidad de entrada manual de datos en portales gubernamentales, recopilando automáticamente la información de tus huéspedes y transfiriéndola a la autoridad competente.

Beneficios clave:

• ✅ Cumplimiento legal automático con mínimo esfuerzo
• ✅ Transferencia automática de datos de huéspedes a la autoridad correcta
• ✅ Libro de huéspedes digital descargable en cualquier momento para inspecciones
• ✅ Recordatorios automáticos y comunicación con huéspedes integrada
• ✅ Completamente gratuito para los anfitriones de Holidu
• ✅ Manejo seguro y conforme con normativas de privacidad de datos sensibles

Requisitos previos según tu país

Antes de activar esta funcionalidad en Holidu, debes registrarte con la autoridad local responsable de tu región y obtener las credenciales necesarias (usuario, contraseña y, en algunos casos, códigos adicionales). Estos requisitos varían según tu país y la jurisdicción específica.

Los siguientes enlaces te guiarán a través del proceso de conexión específico para tu región:

• España (excepto Cataluña y País Vasco): Cómo conectar con SES.Hospedajes
• Cataluña: Cómo conectar con Mossos d'Esquadra
• País Vasco: Cómo conectar con Ertzaintza
• Portugal: Preguntas frecuentes sobre registro online con SIBA y Holidu
• Italia: Funcionalidad de Check-in de huéspedes en Italia
• Alemania: Cómo conectar tu propiedad con AVS (Alemania)

Cómo funciona para los huéspedes

Una vez configurada la funcionalidad, el proceso es completamente automático:

Proceso del huésped

1. Después de reservar, tu huésped recibe un correo electrónico (o mensaje si es a través de Airbnb) con un enlace a un formulario de check-in online seguro.
2. El huésped completa los detalles de todos los viajeros, incluyendo escaneo de documentos (pasaporte o carnet de identidad).
3. Puede rellenar los datos manualmente o importar automáticamente todos los campos cargando un documento de identificación.
4. Los datos se envían de forma segura y se almacenan en el sistema.
5. Si un huésped no completa el formulario, recibirá recordatorios adicionales.

⏰ A las 23:00 del día de check-in, los datos del huésped se envían automáticamente a la autoridad competente. Si los datos no están completos, puedes rellenar el formulario por tu cuenta.

Estados de las reservas en tu herramienta

En los detalles de la reserva, verás el estado actualizado para cada booking:

Estado	Descripción
Iniciado, pero con datos incompletos	Tu huésped ha comenzado el proceso. Mientras no esté completo para todos los viajeros, el estado aparecerá como incompleto.
Datos del huésped completos pero no transferidos aún	El huésped ha rellenado los datos, pero aún no se han transferido porque la fecha de check-in está en el futuro.
Datos del huésped transferidos exitosamente	Los datos se han enviado correctamente a la autoridad.
Error en la notificación de datos	Ocurrió un error durante la transmisión. Verifica el mensaje y sigue las instrucciones en la sección de soporte.

Puntos clave que debes conocer

Requisitos previos obligatorios:

• Registro previo con la autoridad local responsable de tu región
• Obtención de credenciales específicas (usuario, contraseña y códigos si aplica)
• Estas credenciales son distintas a las de tu cuenta Holidu

Durante el proceso:

• Solo las reservas futuras reciben el formulario de check-in online
• Las reservas anteriores deben registrarse manualmente en el portal de la autoridad
• Todos los viajeros, incluidos menores, deben registrarse
• Puedes rellenar el formulario por tu cuenta si los huéspedes no lo hacen

Privacidad y seguridad:

• Solo verás el nombre y edad de los huéspedes
• La información completa (números de documento, etc.) se envía de forma segura solo a la autoridad
• El libro de huéspedes digital debe conservarse durante 3 años según la normativa

Solución de problemas rápida

Problema	Solución
⚠️ Datos incompletos o faltantes	Recuerda a los huéspedes o rellena el formulario manualmente a través de los detalles de la reserva. Los huéspedes recibirán un recordatorio automático 5 días antes de la llegada.
❌ Error en la transferencia de datos	Verifica que las credenciales sean correctas. Usa las credenciales proporcionadas por tu autoridad local, no tu acceso a Holidu. Si persiste el problema, contacta con soporte.

Cómo descargar tu libro de huéspedes

1. Ve a la funcionalidad de check-in online.
2. Junto a la propiedad para la que deseas el libro de huéspedes, haz clic en "Detalles".
3. En el área superior de la ventana emergente que se abre, bajo el nombre de tu propiedad, haz clic en la pestaña "Documentos".
4. Haz clic en "Generar Libro de Huéspedes" y sigue las instrucciones.

Preguntas frecuentes

¿Por qué Holidu ofrece esta funcionalidad?

La ley española requiere que los anfitriones registren a todos los huéspedes con las autoridades locales. Esta herramienta automatiza el proceso, garantiza cumplimiento legal y ahorra tiempo a los anfitriones.

¿A qué autoridades puedo conectarme en España?

Mossos d'Esquadra (Cataluña), Ertzaintza (País Vasco) y SES.HOSPEDAJES (resto de España).

¿Es obligatorio el registro con SES.HOSPEDAJES?

Sí, a menos que tu propiedad esté en Cataluña o País Vasco, donde Mossos d'Esquadra o Ertzaintza respectivamente permanecen siendo aplicables.

¿Puedo usar esta funcionalidad para todos los tipos de reservas?

Solo las reservas creadas a través de canales soportados por Holidu son elegibles. Las reservas manuales e importaciones basadas en iCal no están soportadas.

¿Puedo enviar datos de huéspedes de reservas anteriores?

No. El formulario online solo se activa para reservas futuras. Las reservas pasadas deben registrarse manualmente en el portal de tu autoridad competente.

¿Qué datos de huéspedes se recopilan y envían?

Detalles personales (nombre, fecha de nacimiento, nacionalidad, tipo/número de identificación, etc.). Solo se muestra al anfitrión información mínima (nombre, edad). Los datos completos se envían de forma segura a las autoridades.

¿Tendré acceso a los datos del huésped?

Solo se muestran el nombre y la edad de los huéspedes. Información adicional como números de documento no es visible.

¿Qué sucede si los huéspedes proporcionan información y luego cancelan la reserva?

Los datos no se transmiten si la reserva se cancela.

¿Recibiré una notificación cuando los huéspedes proporcionen sus datos?

No se envían notificaciones automáticas. Puedes ver si los huéspedes han proporcionado sus datos en los detalles de la reserva.

¿Necesitan registrarse los menores?

Sí, todos los viajeros deben registrarse independientemente de la edad. Para menores menores de 14 años en España, no se requiere identificación si se registran los detalles del adulto responsable.

¿Qué sucede si los huéspedes no completan el formulario?

Recibirán un recordatorio 5 días antes de la llegada. Si queda incompleto, el anfitrión puede rellenar el formulario manualmente, reenviar el enlace o enviar los datos antes de las 23:00 del día de check-in.

¿Puedo rellenar el formulario por mis huéspedes?

Sí, durante el check-in o a través de los detalles de la reserva. También puedes escanear identificaciones o introducir datos manualmente.

¿Puedo modificar datos después de enviarlos?

No, los datos no pueden editarse una vez enviados. Contacta con soporte de Holidu o vuelve a introducir manualmente en el portal si es necesario.

¿Cuándo se envían los datos a la autoridad?

Automáticamente a las 23:00 del día de check-in. Los anfitriones deben garantizar que los datos estén completos para esa hora.

¿Tienen acceso a esta funcionalidad los colaboradores?

Solo la cuenta principal (con derechos de editor) puede configurarla. Los colaboradores pueden ver el formulario pero no activarlo o modificarlo.

¿Qué pasa si mis credenciales de autoridad cambian o caducan?

Actualiza las credenciales manualmente en Holidu. Las contraseñas caducadas pueden causar errores de transferencia. Verifica el estado de conexión regularmente.

¿Es obligatorio el libro de huéspedes?

Sí, sirve como tu registro digital para controles policiales y debe conservarse durante 3 años según el Real Decreto 933/2021.