Mi huésped solicita una factura, ¿qué debo hacer?

Si un huésped solicita una factura o recibo, como anfitrión eres responsable de proporcionarla.

Holidu no puede emitir facturas a los huéspedes porque no somos el proveedor legal del alojamiento. Solo proporcionamos facturas de comisión a ti (el anfitrión o gestor de propiedades).

¿Por qué necesito emitir una factura?

Holidu facilita el pago entre el huésped y tú, el anfitrión.

Deducimos nuestra comisión antes de tu pago, pero legalmente sigues siendo el proveedor del servicio y, por lo tanto, responsable de emitir facturas o recibos a tus huéspedes.

Importante:

• Las facturas deben reflejar el importe total pagado por el huésped.
• Solo emite facturas después de que el huésped haya hecho el check-out.
• Las normas fiscales locales pueden variar. Consulta con un asesor fiscal si tienes dudas.

¿Estoy obligado legalmente a emitir facturas?

Sí. Los anfitriones están obligados legalmente a proporcionar a los huéspedes una factura o recibo por su estancia.

Holidu solo facilita el pago y no es el proveedor legal del alojamiento, lo que significa que tú, como anfitrión o gestor de propiedades, sigues siendo plenamente responsable de la emisión de facturas.

Para anfitriones profesionales que operan con un número de IVA válido, la emisión de una factura al final de cada estancia es obligatoria, independientemente de si el huésped la solicita específicamente. Esto respalda el cumplimiento de las regulaciones fiscales y contables locales.

Nota para propiedades ubicadas en Canarias:
Las Islas Canarias no aplican el IVA de la España peninsular. En su lugar, se aplica el impuesto indirecto local IGIC. Las facturas emitidas para propiedades ubicadas en Canarias no deben incluir IVA, pero deben cumplir con las reglas del IGIC.

¿Qué es la Herramienta de Facturación para Huéspedes?

Para facilitar las cosas, Holidu proporciona la Herramienta de Facturación para Huéspedes, disponible en tu cuenta de anfitrión. La herramienta ayuda a los anfitriones a crear facturas legalmente conformes directamente desde su cuenta de Holidu.

Características principales

• Creación de facturas autoservicio: Genera, edita y emite facturas para cada reserva confirmada.
• Legalmente conforme: Respalda el cumplimiento de las normas fiscales locales y de la UE.
• Flujo de trabajo flexible: Comienza con un borrador, revisa los detalles y emite cuando esté listo.
• Servicios adicionales: Crea facturas adicionales para complementos como comidas, traslados o bicicletas eléctricas.

Ten en cuenta que una vez que se emite una factura, no se puede editar ni modificar. Si no estás seguro, elige "Guardar y cerrar" para mantenerla como borrador. Una vez que selecciones "Guardar y emitir", se vuelve final e inmutable.

Para corregir un error, debes cancelar la factura y emitir una nueva.

¿Dónde encontrar la Herramienta de Facturación para Huéspedes?

Hay dos formas de acceder a ella:

Opción 1:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Holidu. Si gestionas múltiples propiedades, selecciona la asociada a la reserva.
2. Ve a la pestaña "Financiero" en el lado izquierdo.
3. Luego selecciona Facturas de Huéspedes.

Opción 2:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Holidu. Si gestionas múltiples propiedades, selecciona la asociada a la reserva.
2. Ve a la pestaña Reservas en el lado izquierdo. Luego selecciona la reserva para la que deseas crear una factura.
3. Bajo Mis Ganancias, haz clic en Crear una factura para tus huéspedes.

¿Cómo configurar mi configuración de facturación para huéspedes?

Para asegurarte de que tus facturas sean profesionales y cumplan con los requisitos fiscales locales, puedes personalizar tus datos y preferencias de visualización en la sección Configuración de tu panel.

Actualiza tu perfil de anfitrión y negocio

Asegúrate de que tu información de contacto y legal sea precisa, ya que se utiliza para identificarte en la factura.

• Detalles del anfitrión: Verifica que tu nombre, correo electrónico y nombre de la empresa sean correctos.
• Dirección: Esta es tu dirección legal de negocio o residencia principal. Haz clic en Editar para actualizar tu nombre de calle, código postal y ciudad.

Personaliza la configuración de visualización de facturas

Puedes controlar exactamente qué información ven tus huéspedes en sus facturas alternando las siguientes opciones en Configuración de facturas:

• Mostrar IVA: Actívalo si eres una empresa registrada y necesitas mostrar IVA en las facturas.
• Detalles del pie de página: Puedes elegir mostrar u ocultar tu ID de IVA, ID de impuesto personal o IBAN en el pie de página del documento.
• Texto de pie de página legal: Usa el cuadro de texto para agregar un "Valor por defecto" personalizado para tu pie de página legal (por ejemplo, una nota de agradecimiento o un descargo de responsabilidad legal específico requerido por tu región).

Paso a paso: crear la factura

1. Selecciona los detalles de la reserva

Elige el ID de reserva relevante y el idioma preferido (español o alemán).

2. Añade información del huésped

Ingresa la dirección de facturación del huésped e ID de IVA (si aplica).

3. Revisa y personaliza

El sistema mostrará automáticamente detalles de la reserva como fechas, nombre de la propiedad e importe total. También puedes añadir un mensaje personalizado bajo Pie de página legal. El mensaje añadido en el Pie de página legal aparecerá en la factura.

4. Finaliza la factura

• Cancelar: Descarta el borrador.
• Guardar y cerrar: Mantén como borrador para ediciones posteriores.
• Guardar y emitir: Finaliza la factura. Una vez emitida, no se puede cambiar.

5. Descarga y envía

La factura emitida se puede descargar como PDF y enviarse manualmente a tu huésped.

Automatiza tu flujo de trabajo

En Configuración de números de factura automáticos, puedes elegir:

• Habilitar generación automática: Activa esto para que el sistema asigne automáticamente un número único a cada factura nueva, ahorrándote tiempo en el registro manual.

Facturación por servicios adicionales

Para facturar servicios adicionales más allá de la estancia del huésped, primero crea la Factura de Estancia, y luego genera una Factura Adicional separada para extras.

ID de impuesto personal para anfitriones alemanes

Para anfitriones en Alemania, el ID de impuesto personal (SteuerID/IdNr.) no debe mostrarse (esta información no se transferirá automáticamente a todas las facturas, pero el campo estará vacío). El número correcto a usar es el Número de impuesto (Steuernummer).

Aquí te mostramos cómo configurar el Número de impuesto (Steuernummer) para que todas las facturas lo incluyan:

1. Ve a Configuración bajo Facturas en la Herramienta de Facturación para Huéspedes.
2. Localiza el campo Número de impuesto (Steuernummer).
3. Haz clic en Editar.
4. Ingresa manualmente el Número de impuesto (Steuernummer) válido.
5. Guarda la configuración.

Una vez guardado, este número aparecerá por defecto en el Formulario de Factura.

Recordatorios importantes

• Siempre emite facturas por el importe total pagado por el huésped.
• Solo emite después del check-out.
• La comisión de Holidu se deduce antes del pago, pero debe aparecer en el importe total.
• Si una reserva se cancela, los huéspedes pueden solicitar una factura de cancelación.
• Holidu proporciona la herramienta, pero tú sigues siendo el emisor oficial de todas las facturas.

Usar la Herramienta de Facturación para Huéspedes como anfitrión privado

No necesitas ser una empresa registrada para usar la Herramienta de Facturación para Huéspedes. Si alquilas tu propiedad como anfitrión privado, la herramienta también está disponible para ti, y puede simplificar mucho la creación de facturas o recibos para tus huéspedes.

Qué debes tener en cuenta como anfitrión privado

• La herramienta es opcional. No hay obligación de usar la Herramienta de Facturación para Huéspedes. Simplemente está ahí para apoyarte cuando necesites o quieras proporcionar una factura a tus huéspedes.
• Tu ID de impuesto: en España, por ejemplo, los anfitriones privados pueden usar su DNI o NIE como ID de impuesto al configurar la herramienta.
• Conoce tus normas locales. Los requisitos de facturación varían según el país y la región. Como anfitrión, eres responsable de averiguar qué regulaciones se aplican a ti y mantener el cumplimiento con ellas. Si no estás seguro, te recomendamos obtener asesoramiento de un profesional fiscal en tu país.

Una nota para anfitriones en Portugal

Si tu propiedad está en Portugal, ten en cuenta que se aplican normas de facturación específicas en tu región. La Herramienta de Facturación para Huéspedes está disponible para apoyarte, pero cumplir con los requisitos de facturación locales sigue siendo tu responsabilidad. Te recomendamos confirmar las normas que se aplican a ti con un asesor fiscal local.

Consideración importante para Portugal: Las facturas deben emitirse utilizando software autorizado por el gobierno. Nuestra herramienta es una solución general que permite a los anfitriones crear facturas para huéspedes; sin embargo, Holidu no es responsable de la validez legal o el cumplimiento de las facturas generadas a través de esta herramienta. Los anfitr