Mi huésped solicita una factura, ¿qué debo hacer?

Si un huésped solicita una factura o recibo, como anfitrión eres responsable de proporcionarla.

Holidu no puede emitir facturas a los huéspedes porque no somos el proveedor legal del alojamiento. Solo proporcionamos facturas de comisión a ti (el anfitrión o gestor de la propiedad).

¿Por qué debo emitir una factura?

Holidu facilita el pago entre el huésped y tú, el anfitrión.

Deducimos nuestra comisión antes de tu pago, pero legalmente sigues siendo el proveedor de servicios y, por lo tanto, eres responsable de emitir facturas o recibos a tus huéspedes.

Puntos importantes:

• Las facturas deben reflejar el importe completo pagado por el huésped.
• Solo emite facturas después de que el huésped haya hecho el checkout.
• Las normas fiscales locales pueden variar; consulta con un asesor fiscal si tienes dudas.

¿Estoy legalmente obligado a emitir facturas?

Sí. Los anfitriones están legalmente obligados a proporcionar a los huéspedes una factura o recibo por su estancia.

Holidu solo facilita el pago y no es el proveedor legal del alojamiento, lo que significa que tú, como anfitrión o gestor de la propiedad, sigues siendo completamente responsable de la emisión de facturas.

Para anfitriones profesionales que operan con un número de IVA válido, la emisión de una factura al final de cada estancia es obligatoria, independientemente de si el huésped la solicita específicamente. Esto respalda el cumplimiento de las regulaciones fiscales y contables locales.

Nota para propiedades ubicadas en Canarias:

Canarias no aplica el IVA de la España peninsular. En su lugar, se aplica el impuesto indirecto local IGIC. Las facturas emitidas para propiedades ubicadas en Canarias no deben incluir IVA sino que deben seguir las reglas del IGIC.

¿Qué es la herramienta de factura para huéspedes?

Para facilitarte las cosas, Holidu proporciona la herramienta de factura para huéspedes, disponible en tu cuenta de anfitrión. La herramienta te ayuda a crear facturas legalmente conformes directamente desde tu cuenta de Holidu.

Características clave:

• Creación de facturas de autoservicio: Genera, edita y emite facturas para cada reserva confirmada.
• Legalmente conforme: Respalda el cumplimiento de las normas fiscales locales y de la UE.
• Flujo de trabajo flexible: Comienza con un borrador, revisa los detalles y emite cuando esté listo.
• Servicios adicionales: Crea facturas adicionales para complementos como comidas, traslados o bicicletas eléctricas.

Ten en cuenta que una vez que una factura se emite, no se puede editar ni enmendar. Si tienes dudas, elige "Guardar y cerrar" para mantenerla como borrador. Una vez que selecciones "Guardar y emitir", se vuelve final e inmodificable.

Para corregir un error, debes cancelar la factura y emitir una nueva.

¿Dónde encontrar la herramienta de factura para huéspedes?

Hay dos formas de acceder a ella:

Opción 1:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Holidu. Si gestionas múltiples propiedades, selecciona la asociada a la reserva.
2. Ve a la pestaña "Financiero" en el lado izquierdo.
3. Luego selecciona Facturas para huéspedes.

Opción 2:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Holidu. Si gestionas múltiples propiedades, selecciona la asociada a la reserva.
2. Ve a la pestaña Reserva en el lado izquierdo. Luego selecciona la reserva para la que deseas crear una factura.
3. En Mis ganancias, haz clic en Crear una factura para tus huéspedes.

¿Cómo configurar tu configuración de factura para huéspedes?

Para asegurarte de que tus facturas sean profesionales y cumplan con los requisitos fiscales locales, puedes personalizar tus detalles y preferencias de visualización en la sección Configuración de tu panel de control.

Actualiza tu perfil de anfitrión y empresa

Asegúrate de que tu información de contacto y legal sea precisa, ya que se utiliza para identificarte en la factura.

• Detalles del anfitrión: Verifica que tu nombre, correo electrónico y nombre de la empresa sean correctos.
• Dirección: Esta es tu dirección legal de negocio o de residencia principal. Haz clic en Editar para actualizar tu nombre de calle, código postal y ciudad.

Personaliza la configuración de visualización de facturas

Puedes controlar exactamente qué información ven tus huéspedes en sus facturas alternando las siguientes opciones en Configuración de facturas:

• Mostrar IVA: Actívalo si eres una empresa registrada y necesitas mostrar IVA en las facturas.
• Detalles de pie de página: Puedes elegir mostrar u ocultar tu número de IVA, ID fiscal personal o IBAN en el pie de página del documento.
• Texto de pie de página legal: Utiliza el cuadro de texto para agregar un "Valor por defecto" personalizado para tu pie de página legal (por ejemplo, una nota de agradecimiento o un descargo de responsabilidad legal específico requerido por tu región).

Paso a paso: crea la factura

1. Selecciona detalles de la reserva

Elige el ID de reserva relevante e idioma preferido (español o inglés).

2. Añade información del huésped

Ingresa la dirección de facturación del huésped e ID de IVA (si corresponde).

3. Revisa y personaliza

El sistema mostrará automáticamente los detalles de la reserva como fechas, nombre de la propiedad e importe total. También puedes añadir un mensaje personalizado bajo Pie de página legal. El mensaje agregado en el Pie de página legal se mostrará en la factura.

4. Finaliza la factura:

• Cancelar: Descarta el borrador.
• Guardar y cerrar: Mantén como borrador para ediciones posteriores.
• Guardar y emitir: Finaliza la factura. Una vez emitida, no se puede cambiar.

5. Descarga y envía:

La factura emitida se puede descargar como PDF y enviarse manualmente a tu huésped.

Automatiza tu flujo de trabajo

En Configuración automática del número de factura, puedes elegir:

• Habilitar generación automática: Actívalo para que el sistema asigne automáticamente un número único a cada nueva factura, ahorrándote tiempo en el registro manual.

Facturación de servicios adicionales

Para facturar servicios adicionales más allá de la estancia del huésped, primero crea la Factura por estancia y luego genera una Factura adicional separada para los extras.

ID fiscal personal para anfitriones alemanes

Para anfitriones en Alemania, el ID fiscal personal (SteuerID/IdNr.) no debe mostrarse (esta información no se transferirá automáticamente a todas las facturas, pero el campo estará vacío). El número correcto a utilizar es el Número de impuesto (Steuernummer).

Así es cómo puedes configurar el Número de impuesto (Steuernummer) para que todas las facturas lo incluyan:

1. Ve a Configuración en Facturas en la herramienta de facturas para huéspedes.
2. Localiza el campo Número de impuesto (Steuernummer).
3. Haz clic en Editar.
4. Ingresa manualmente el Número de impuesto (Steuernummer) válido.
5. Guarda la configuración.

Una vez guardado, este número aparecerá por defecto en el formulario de factura.

Recordatorios importantes

• Siempre emite facturas por el importe completo pagado por el huésped.
• Solo emite después del checkout.
• La comisión de Holidu se deduce antes del pago, pero aún debe aparecer en el importe total.
• Si una reserva se cancela, los huéspedes pueden solicitar una factura de cancelación.
• Holidu proporciona la herramienta, pero tú sigues siendo el emisor oficial de todas las facturas.

Preguntas frecuentes

P: ¿Estoy legalmente obligado a emitir facturas?

R: Sí, en la mayoría de los países lo estás. Holidu solo cobra el pago; la facturación es tu responsabilidad.

P: ¿Puedo incluir extras como comida o bicicletas eléctricas?

R: Sí. Utiliza la opción "Factura adicional".

P: ¿Qué pasa si cometo un error?

R: Puedes cancelar la factura y emitir una nueva. Una vez emitida, no se puede editar.

P: ¿Cuándo debo emitir la factura?

R: Solo después de que el huésped haya hecho el checkout.

P: ¿Puedo editar una factura después de emitirla?

R: No. Las facturas emitidas no se pueden modificar. Si hay un error, debes cancelarla y crear una nueva.

P: ¿Holidu emite facturas en mi nombre?

R: No. Holidu proporciona la herramienta, pero tú eres responsable de emitir las facturas a tus huéspedes.

Nota importante para anfitriones en Portugal:

Las facturas deben emitirse usando software autorizado por el gobierno. Nuestra herramienta es una solución general que permite a los anfitriones crear facturas para huéspedes; sin embargo, Holidu no es responsable de la validez legal o el cumplimiento de las facturas generadas a través de esta herramienta.

Los anfitriones pueden elegir si usar o no esta herramienta y sig