Importante: Esta función se encuentra actualmente en expansión y es posible que no esté disponible en algunos países aún. Si no puedes encontrar tu autoridad para seleccionar en la configuración, significa que aún no está disponible para ti.

Transferencia de datos de huéspedes y registro online (Registro de viajeros)

¿Qué es la función de Check-in Online?

La función de Check-in Online automatiza el proceso de recopilación de datos de huéspedes y su envío a las autoridades locales competentes. En lugar de introducir manualmente la información en los sistemas del gobierno, Holidu envía a tus huéspedes un formulario seguro donde pueden proporcionar sus datos. Una vez completado, el sistema se encarga automáticamente de transferir esta información a la autoridad correspondiente.

¿Por qué necesitas hacer esto?

En muchos países (España, Italia, Portugal, Alemania y otros), los anfitriones tienen la obligación legal de recopilar información de los huéspedes y enviarla a las autoridades locales poco después del check-in. Esta regulación es necesaria para la seguridad, la trazabilidad y el cumplimiento de las leyes locales.

No cumplir con estas normas puede resultar en sanciones o multas. Tener un sistema confiable en su lugar te mantiene al cumplimiento normativo local con mínimo esfuerzo.

¿Cómo te beneficias de la transferencia automática?

La automatización de este proceso ofrece ventajas significativas:

• Cumplimiento legal sin esfuerzo: Olvídate de introducir manualmente datos en sistemas gubernamentales
• Transferencia automática de datos: Los datos se envían a la autoridad correcta automáticamente
• Libro de huéspedes digital: Descarga tu registro en cualquier momento para inspecciones
• Recordatorios automatizados: Los huéspedes reciben recordatorios automáticos si no completan el formulario
• Totalmente gratuito: Esta función no tiene costo para los anfitriones de Holidu
• Seguridad garantizada: Manejo seguro y conforme a la privacidad de datos sensibles

¿Cómo configurarlo?

Antes de activar la función en Holidu, necesitas registrar tu alojamiento ante la autoridad local correspondiente. Actualmente, apoyamos España, Portugal y Alemania, y estamos trabajando para agregar Italia pronto.

Región	Autoridad	Instrucciones
España (excepto Cataluña y País Vasco)	SES.Hospedajes	Cómo conectar a SES.Hospedajes
Cataluña	Mossos d'Esquadra	Conectar a Mossos
País Vasco	Ertzaintza	Conectar a Ertzaintza
Portugal	SIBA	Cómo conectar a SEF/SIBA
Alemania	AVS	Cómo conectar tu propiedad a AVS
Italia	Alloggiati Web	Función de Check-in de Huéspedes en Italia Informes Estadísticos en Italia

Una vez tengas tus credenciales, sigue este artículo para configurar tu función de Check-in Online.

¿Qué sucede si tu conexión deja de funcionar?

Si experimentas problemas de conexión con la autoridad, es importante verificar tu estado de conexión regularmente. Si la conexión se interrumpe, los datos no se transferirán automáticamente. Para solucionar esto:

• Verifica que tus credenciales sean correctas en la sección de "Cuenta"
• Asegúrate de que tu contraseña no haya expirado
• Contacta con el soporte de Holidu si el problema persiste

¿Cómo conectar Ricestat a tu cuenta de Chekin.io?

Si utilizas Ricestat como tu herramienta de gestión de reportes estadísticos, puedes conectarla a Chekin.io para automatizar aún más tu flujo de trabajo. Esta integración permite que los datos de tus huéspedes se sincronicen automáticamente con Ricestat, mejorando tu eficiencia operativa.

Solución de problemas: credenciales incorrectas para Ricestat

Si experimentas errores de credenciales al conectar Ricestat, sigue estos pasos:

• Verifica que has introducido correctamente tu nombre de usuario y contraseña de Ricestat
• Asegúrate de que tu cuenta de Ricestat esté activa y en buen estado
• Si tu contraseña ha caducado, restablécela en el portal de Ricestat
• Intenta conectar nuevamente después de actualizar tus credenciales
• Si el problema continúa, contacta al equipo de soporte de Holidu

¿Cómo funciona para los huéspedes?

Una vez que hayas configurado la función, esto es lo que experimentarán tus huéspedes:

Paso 1: Recepción del formulario

Después de realizar la reserva, tu huésped recibe un correo electrónico (o mensaje) con un enlace a un formulario de check-in online seguro.

Paso 2: Completar la información

El huésped completa los detalles de todos los viajeros, incluido el escaneo de documentos (pasaporte o carné de identidad). Este proceso debe repetirse para cada persona que viaje con ellos.

Paso 3: Presentación segura

Los datos se envían de forma segura y se almacenan en el sistema.

Paso 4: Recordatorios automáticos

Si un huésped no completa el formulario, se envían recordatorios automáticos. Si aún no cumple, puedes completar los datos en su nombre.

Envío automático a la autoridad

⏰ A las 23:00 del día de check-in, los datos del huésped se envían automáticamente a la autoridad correspondiente.

¿Cómo descargar tu libro de huéspedes?

Paso 1: Accede a la función de check-in online

Ve a la función de check-in online.

Paso 2: Selecciona tu propiedad

Junto a la propiedad para la que deseas el libro de huéspedes, haz clic en "Detalles".

Preguntas frecuentes

¿Por qué Holidu ofrece esta función?

La ley local requiere que los anfitriones registren a todos los huéspedes ante las autoridades locales. Esta herramienta automatiza el proceso, respalda el cumplimiento legal y te ahorra tiempo.

¿Qué autoridades puedo conectar?

Depende de tu región. Conecta con la autoridad específica para tu país y región según la tabla proporcionada anteriormente.

¿Es obligatorio el registro ante las autoridades?

Sí, es una obligación legal en la mayoría de las regiones apoyadas.

¿Puedo usar esta función para todos los tipos de reservas?

Solo las reservas creadas a través de canales apoyados por Holidu son elegibles. Las reservas manuales e importaciones basadas en iCal no son compatibles.

¿Puedo enviar datos de huéspedes de reservas anteriores?

No. El formulario online solo se activa para futuras reservas. Las reservas realizadas antes de habilitar la conexión con la policía no están cubiertas. Necesitarás registrar esas reservas manualmente en el portal de tu autoridad.

¿Qué datos de huéspedes se recopilan y envían?

Se recopilan detalles personales (nombre, fecha de nacimiento, nacionalidad, tipo/número de ID, etc.). Solo los datos mínimos requeridos son visibles para ti como anfitrión (nombre, edad). Los datos completos se envían de forma segura a las autoridades.

¿Tendré acceso a los datos del huésped?

Solo se muestran los nombres y la edad de los huéspedes, que es la información requerida para el libro de huéspedes. No mostramos información adicional como números de ID.

¿Qué sucede si los huéspedes proporcionan su información y luego cancelan la reserva?

Si el huésped cancela su reserva, los datos no se enviarán a las autoridades.

¿Recibiré una notificación cuando los huéspedes proporcionen sus datos?

No enviamos notificaciones. Sin embargo, puedes ver si los huéspedes han proporcionado sus datos para cada una de sus reservas.

¿Necesitan registrarse los niños?

Sí, todos los huéspedes deben registrarse independientemente de su edad. Para menores españoles menores de 14 años, no se requieren identificación y firma, pero debe registrarse la relación del adulto responsable.

¿Qué sucede si los huéspedes no completan el formulario?

Recibirán un recordatorio automático 5 días antes de su llegada. Si aún está incompleto, puedes:

• Completar manualmente el formulario en presencia del huésped
• Reenviar el enlace

Los datos deben presentarse antes de las 23:00 del día de check-in para beneficiarse de la conexión automatizada.

¿Puedo completar el formulario por mis huéspedes?

Sí, directamente desde la pantalla de detalles de la reserva. También puedes escanear su carné de identidad o introducir datos manualmente durante el check-in.

¿Puedo modificar los datos después del envío?

No. Una vez enviados a la autoridad, los datos no pueden editarse. Si hay un error, contacta con el soporte de Holidu o reintroduce los datos manualmente en el portal de tu autoridad directamente.