Cómo configurar y gestionar la función de check-in en línea

Esta guía te explica cómo configurar la función de Check-in en línea desde tu portal de Holidu y cómo gestionarla correctamente. La función se basa en la experiencia regulatoria local de los equipos regionales de Holidu, para que puedas cumplir con la normativa sin necesidad de aprender cada proceso de autoridad por tu cuenta.

1. Registro con el portal del gobierno responsable

Antes de activar la función en Holidu, necesitas registrar tu alojamiento ante la autoridad local competente. En España existen tres opciones:

Región	Autoridad	Guía de conexión
España (excepto Cataluña y País Vasco)	SES.Hospedajes	Cómo conectarse a SES.Hospedajes
Cataluña	Mossos d'Esquadra	Conectarse a Mossos d'Esquadra
País Vasco	Ertzaintza	Conectarse a Ertzaintza
Portugal	SIBA	Cómo conectarse a SEF/SIBA
Alemania	AVS	Cómo conectar tu propiedad a AVS
Italia	Alloggiati Web	Función de Check-in de huéspedes en Italia Informes estadísticos en Italia

Este paso es obligatorio antes de continuar. Una vez registrado, recibirás un nombre de usuario, contraseña y, en algunos casos, un código de arrendador o alojamiento, que introducirás en tu cuenta de Holidu para configurar la conexión.

2. Cómo conectar tu propiedad a la autoridad usando la función de check-in en línea

1. Desde tu aplicación de Holidu, ve al menú lateral izquierdo, haz clic en "Herramientas" y selecciona "Check-in en línea".
2. Verás la lista de tus propiedades. Haz clic en el botón "Configurar" junto a la propiedad que deseas conectar con la policía o autoridad.
3. Se mostrará una pantalla con la lista de tus propiedades, incluyendo el estado de conexión para cada una. Haz clic en la propiedad específica que deseas conectar.
4. Completa el formulario con los detalles del país donde se encuentra la propiedad.
5. Desplázate hacia abajo, haz clic en "Activar envío automático a la policía", selecciona la autoridad correcta e introduce tu nombre de usuario, contraseña y todas las credenciales requeridas en los campos correspondientes. No uses tus credenciales de Holidu aquí — utiliza las credenciales de inicio de sesión que recibiste de tu autoridad.
6. Haz clic en "Validar".
7. Una vez activado correctamente, haz clic en "Guardar cambios" al final del formulario.
8. Si no aparece ningún mensaje de error, tu propiedad está ahora conectada a la autoridad responsable.
9. Para evitar errores, asegúrate de lo siguiente:
   • Usa el código fiscal correcto del anfitrión. Este es tu número de ID o el NIE si no eres español.
   • Introduce tu número de ID o NIE completo, incluyendo todos los ceros.
   • Usa las credenciales de inicio de sesión que recibiste de tu autoridad local — no tu inicio de sesión de Holidu.
10. Ahora puedes cerrar el formulario y ver que la conexión está activa.

3. ¿Cómo funciona?

Una vez completada la configuración, el sistema funciona automáticamente. Esto es lo que puede esperar:

3.1 Proceso para el huésped

1. Después de la reserva, tu huésped recibe un correo electrónico (o mensaje) con un enlace a un formulario de check-in en línea seguro.
2. El huésped rellena los detalles de todos los viajeros, incluyendo escaneo de documentos (pasaporte o DNI). Esto debe repetirse para cada persona que viaje con ellos.
3. Los datos se envían de forma segura y se almacenan en el sistema.
4. Si un huésped no rellena el formulario, se envían recordatorios automáticos. Si aún así no cumplen, puedes rellenar los datos en su nombre.

⏰ A las 11:00 PM del día de check-in, los datos del huésped se envían automáticamente a la autoridad correspondiente.

3.2 Cómo reconocer el estado en la página de reservas

En los detalles de la reserva, el estado de cada reserva se muestra de la siguiente manera:

Estado	Icono/Etiqueta	Qué significa	Acción recomendada
Iniciado, pero faltan datos		Aquí ves si tus huéspedes ya han comenzado el proceso. Hasta que se complete para cada persona que viaja con ellos, el estado se mostrará como incompleto.	Verifica con los huéspedes e impulsa la finalización si es necesario.
Datos del huésped completos pero aún no transferidos (porque la fecha de check-in está en el futuro)		Datos del huésped recopilados pero pendientes de envío a la autoridad.	Espera hasta la fecha de check-in o envía manualmente si está permitido.
Datos del huésped transferidos exitosamente a la autoridad		Los datos se han transmitido exitosamente.	No se requiere acción. Todo está en orden.
Error en la transmisión de datos		Ocurrió un error durante la transferencia de datos.	Revisa el mensaje de error, verifica las credenciales e intenta de nuevo o contacta con soporte.

3.3 Solución de problemas

Problema	Qué hacer
⚠️ Datos incompletos o faltantes	Recuerda a los huéspedes que completen el formulario o rellénalo manualmente desde la vista de detalles de la reserva. 5 días antes del check-in, los huéspedes recibirán un recordatorio automático con un enlace al formulario de check-in nuevamente.
❌ Error en la transferencia de datos	Verifica que las credenciales que agregaste en tu cuenta de Holidu sean correctas. Si el error persiste, comunícate con soporte para obtener asistencia.

4. Cómo descargar el libro de huéspedes

1. Ve a la función de check-in en línea.
2. Junto a la propiedad para la que deseas el libro de huéspedes, haz clic en "Detalles".
3. En el área superior de la ventana emergente que se abre, busca la reserva con el nombre del huésped principal, haz clic en ella y luego haz clic en "Descargar todo".

5. Cómo rellenar manualmente los datos del huésped

1. Una vez en la ventana de Check-in en línea, haz clic en la pestaña de reservas.
2. Verás la lista de reservas, identificadas por el nombre del huésped principal. También hay una columna