Cómo configurar y gestionar la función de check-in en línea

Esta guía te explica cómo configurar la función de Check-in en Línea desde tu portal de Holidu y cómo gestionarla correctamente. La función se basa en la experiencia regulatoria local de los equipos regionales de Holidu, por lo que puedes mantener el cumplimiento normativo sin necesidad de aprender cada proceso de autoridad desde cero.

1. Registro ante la autoridad gubernamental responsable

Antes de activar la función en Holidu, debes registrar tu alojamiento ante la autoridad local correspondiente. Cada región tiene su propio sistema:

Región	Autoridad	Instrucciones
España (excepto Cataluña y País Vasco)	SES.Hospedajes	Cómo conectar a SES.Hospedajes
Cataluña	Mossos d'Esquadra	Conectar con Mossos
País Vasco	Ertzaintza	Conectar con Ertzaintza
Portugal	SIBA	Cómo conectar a SEF/SIBA
Alemania	AVS	Cómo conectar tu propiedad a AVS
Italia	Alloggiati Web	Función de Check-in de Huéspedes en Italia Reportes Estadísticos en Italia

Este paso es obligatorio antes de continuar. Una vez registrado, recibirás un nombre de usuario, contraseña y en algunos casos un código de alojamiento, que deberás ingresar en tu cuenta de Holidu para configurar la conexión.

2. Cómo conectar tu propiedad a la autoridad usando la función de Check-in en Línea

1. Desde tu aplicación de Holidu, ve al menú del lado izquierdo, haz clic en "Herramientas" y selecciona "Check-in en Línea".
2. Verás la lista de tus propiedades. Haz clic en el botón "Configurar" junto a la propiedad que deseas conectar a la policía o autoridad.
3. Una pantalla mostrará la lista de tus propiedades, incluyendo el estado de conexión para cada una. Haz clic en la propiedad específica que deseas conectar.
4. Completa el formulario con los detalles del país donde se encuentra la propiedad.
5. Desplázate hacia abajo, haz clic en "Activar envío automático a policía", selecciona la autoridad correcta e ingresa tu nombre de usuario, contraseña y todas las credenciales requeridas en los campos. No uses tus credenciales de Holidu aquí, sino las credenciales de inicio de sesión que recibiste de tu autoridad.
6. Haz clic en "Validar".
7. Una vez activado correctamente, haz clic en "Guardar cambios" al final del formulario.
8. Si no aparece ningún mensaje de error, tu propiedad está ahora conectada a la autoridad responsable.
9. Para evitar errores, asegúrate de lo siguiente:
   • Usa el código fiscal correcto del anfitrión. Este es tu número de identificación o el NIE si no eres español.
   • Ingresa tu número de identificación o NIE completo, incluyendo todos los ceros.
   • Usa las credenciales de inicio de sesión que recibiste de tu autoridad local, no tu inicio de sesión de Holidu.
10. Ahora puedes cerrar el formulario y ver que la conexión está activa.

3. ¿Cómo funciona?

Una vez completada la configuración, el sistema funciona automáticamente. Esto es lo que puedes esperar:

3.1 Proceso para el huésped

1. Después de la reserva, tu huésped recibe un correo electrónico (o mensaje) con un enlace a un formulario de check-in en línea seguro.
2. El huésped completa los detalles de todos los viajeros, incluido el escaneo de documentos (pasaporte o identificación). Esto debe repetirse para todas las personas que viajan con ellos.
3. Los datos se envían de forma segura y se almacenan en el sistema.
4. Si un huésped no completa el formulario, se envían recordatorios automáticos. Si aún no cumple, puedes completar los datos en su nombre.

A las 23:00 del día de entrada, los datos del huésped se envían automáticamente a la autoridad correspondiente.

3.2 Cómo reconocer el estado en la página de Reservas

Estado	Indicador Visual	Significado
Iniciado, pero con datos faltantes		Aquí ves si tus huéspedes ya han iniciado el proceso. Mientras no esté terminado para cada persona que viaja con ellos, el estado se mostrará como incompleto.
Datos de huésped completos pero aún no transferidos		Los datos están completos pero no han sido transferidos porque la fecha de entrada es en el futuro.
Datos de huésped transferidos exitosamente a la autoridad		Los datos del huésped fueron enviados correctamente a la autoridad.
Error en la transferencia de datos		Hubo un error en la transferencia de datos. A continuación compartimos algunos consejos sobre cómo resolver esto por tu cuenta.

3.3 Solución de problemas

Problema	Qué hacer
Datos incompletos o faltantes	Recuerda a los huéspedes que completen el formulario o rellénalo manualmente a través de la vista de detalles de la reserva. 5 días antes del check-in, tus huéspedes recibirán un recordatorio automático con un enlace al formulario de check-in nuevamente.
Error en la transferencia de datos	Verifica que las credenciales que agregaste en tu cuenta de Holidu sean correctas. Si ya lo has verificado y el error persiste, comunícate con soporte para que te ayude a resolver el problema.

4. Cómo descargar el registro de huéspedes

1. Ve a la función de check-in en línea.
2. Junto a la propiedad para la que deseas el registro de huéspedes, haz clic en "Detalles".
3. En el área superior de la ventana emergente que se abre, busca la reserva con el nombre del huésped principal, haz clic en ella y luego haz clic en "Descargar todo".

5. Cómo rellenar manualmente los datos del huésped

1. Una vez en la ventana de Check-in en Línea, haz clic en la pestaña de reservas.
2. Verás la lista de reservas, identificadas por el nombre del huésped principal. También hay una columna que muestra el estado de los datos y la transferencia.
3. Si haces clic en "Información de estado", mostrará el significado de cada icono según su color.