Cómo configurar y gestionar la función de check-in en línea

En esta guía, te explicamos cómo configurar la función de check-in en línea desde tu portal de Holidu y cómo gestionarla correctamente. Esta función automatiza el registro de tus huéspedes ante las autoridades locales, garantizando el cumplimiento normativo y facilitando tu gestión administrativa.

1. Registro con el portal del gobierno correspondiente

Antes de activar la función en Holidu, debes registrar tu propiedad ante la autoridad local responsable. El proceso varía según tu ubicación. A continuación, encontrarás las opciones disponibles para cada país y región:

Región/País	Autoridad Responsable	Guía de Conexión
España (excepto Cataluña y País Vasco)	SES.Hospedajes	Cómo conectar a SES.Hospedajes
Cataluña	Mossos d'Esquadra	Conectar a Mossos d'Esquadra
País Vasco	Ertzaintza	Conectar a Ertzaintza
Portugal	SIBA	Cómo conectar a SEF/SIBA
Alemania	AVS	Cómo conectar tu propiedad a AVS
Italia	Alloggiati Web (actualmente pausado)	Función de check-in en Italia | Informe estadístico en Italia

Importante: Este registro es obligatorio para continuar con los siguientes pasos. Una vez registrado en la plataforma de la autoridad, recibirás un nombre de usuario, contraseña y, en algunos casos, un código de arrendador o alojamiento. Estos datos los ingresarás en tu cuenta de Holidu para establecer la conexión.

2. Cómo conectar mi propiedad a la autoridad mediante la función de check-in en línea

Sigue estos pasos para conectar tu propiedad al registro de la autoridad local:

1. Desde la aplicación de Holidu, haz clic en el logo de Holidu y selecciona la sección "Cuenta". Haz clic en el botón "Configurar" ubicado en la sección "Registro de huéspedes en línea".

Alt-Text: Captura de pantalla del menú de cuenta en Holidu mostrando la opción de registro de huéspedes en línea

1. Verás la lista de tus propiedades. Haz clic en el botón "Configurar" junto a la propiedad que deseas conectar a la policía o autoridad.

Alt-Text: Lista de propiedades en Holidu con botones de configuración para cada una

1. Se mostrará una pantalla con el listado de tus propiedades. Aquí puedes ver el estado de la conexión para cada propiedad y hacer clic en la que deseas conectar.

Alt-Text: Panel de control mostrando el estado de conexión de cada propiedad a las autoridades

1. Se mostrará un formulario que debes completar con los datos del país donde se encuentra tu propiedad.

Alt-Text: Formulario de configuración con campos para información de la propiedad y país

1. Desplázate hacia abajo, haz clic en "Activar envío automático a policía", selecciona la autoridad correcta e ingresa tu nombre de usuario, contraseña y todas las credenciales requeridas en los campos correspondientes. No utilices tus credenciales de Holidu aquí, sino las credenciales de acceso que recibiste de tu autoridad.

Alt-Text: Sección del formulario mostrando campos de credenciales para la autoridad local con opción de activar envío automático

1. Haz clic en "Validar".

1. Una vez activado correctamente, haz clic en "Guardar cambios" al final del formulario.

1. Si no aparece ningún mensaje de error, significa que tu propiedad ya está conectada a tu autoridad responsable.

1. Para evitar errores, asegúrate de:
   • Usar el código fiscal correcto del propietario. Este es tu número de identificación, o tu NIE si no eres español.
   • Incluir tu número de identificación o NIE completo, con todos los ceros.
   • Usar las credenciales de acceso que recibiste de tu autoridad local, no tu login de Holidu.

1. Ahora puedes cerrar el formulario y verás que la conexión está activa.

3. ¿Cómo funciona?

Una vez completada la configuración, el sistema funciona de forma automática. Esto es lo que debes esperar:

3.1 Proceso para el huésped

Tras la confirmación de la reserva, tu huésped recibirá un correo electrónico o un mensaje con un enlace a un formulario de check-in en línea seguro.

Alt-Text: Ejemplo de correo electrónico enviado al huésped con enlace al formulario de check-in en línea

El proceso es el siguiente:

1. El huésped recibe un correo electrónico con un enlace seguro al formulario de check-in en línea.
2. El huésped completa los datos de todos los viajeros, incluyendo el escaneo de documentos (pasaporte o DNI). Este proceso debe repetirse para cada persona que viaja con él.
3. Los datos se envían de forma segura y se almacenan en el sistema.
4. Si el huésped no completa el formulario, se le enviarán recordatorios adicionales para cumplir con sus obligaciones. En caso de que tus huéspedes no cumplan, siempre puedes rellenar los datos en su lugar.

⏰ A las 23:00 del día del check-in, los datos del huésped se envían automáticamente a la autoridad correspondiente.

3.2 Cómo reconocer el estado en la página de reservas

En los detalles de la reserva, mostramos el estado de cada reserva de la siguiente forma:

Estado	Icono/Etiqueta	Qué significa	Acción recomendada
Todos los huéspedes registrados	Azul • Completado	El huésped ha ingresado toda la información requerida; los datos están listos para envío (si aplica).	No se requiere acción; verifica los detalles si las normas locales lo requieren.
Check-in de huésped pendiente	Gris • En progreso	El huésped aún no ha completado todos los campos requeridos.	Contacta al huésped para completar los datos faltantes.
Envío a policía exitoso	Azul • Enviado	Los datos del huésped fueron transmitidos a las autoridades como se requiere.	Continúa con la comunicación estándar previa a la llegada.
Envío a policía fallido	Rojo • Fallido	Se produjo un error durante el envío de datos a las autoridades.	Verifica la validez de los datos; escala el problema al soporte si persiste.

Nota importante: Si la transferencia de datos falló debido a una configuración de conexión incorrecta, será necesario corregir la conexión con las autoridades, actualizar la información del huésped para asegurar que no falten campos, y luego utilizar la opción de reenvío manual después de la corrección.

4. Cómo descargar el libro de huéspedes

Para descargar el registro de huéspedes de tu propiedad, sigue estos pasos:

1. Ve a la función de check-in en línea.

1. Junto a la propiedad de la que deseas descargar el libro de huéspedes, haz clic en "Detalles".

Alt-Text: Botón de "Detalles" en la lista de propiedades para acceder al registro de huéspedes

1. En el área superior del cuadro emergente que se abre, encuentra la reserva con el nombre del huésped principal, haz clic en ella y encontrarás el botón "Descargar todo".

Alt-Text: Pop-up mostrando detalles de la reserva con el botón "Descargar todo" para exportar datos del huésped

5. Cómo rellenar manualmente los datos de los huéspedes

Si necesitas completar la información del huésped manualmente, sigue estos pasos:

1. Una vez en la ventana de check-in en línea, haz clic en la pestaña de reservas.

Alt-Text: Pestaña de reservas en la interfaz de check-in en línea mostrando lista de bookings

1. Verás la lista de reservas, identificadas por el nombre del huésped principal. También hay una columna que muestra el estado de los datos y el envío.

Alt-Text: Tabla de reservas mostrando nombres de huéspedes y columnas de estado de datos y envío

1. Si haces clic en "Información de estado", se mostrarán los significados de los iconos y qué representan según el color.

Alt-Text: Leyenda de estados mostrando iconos de colores y su significado en el proceso de check-in

1. Luego, haciendo clic en el nombre del huésped te llevará a la página de "detalles del huésped", donde puedes rellenar su información.

Alt-Text: Formulario de detalles del huésped donde se pueden ingresar y editar datos personales

6. Entendiendo los colores de estado básicos

Los estados se representan mediante colores que indican el progreso del check-in y el envío de datos a las autoridades:

Estado	Icono/Etiqueta	Qué significa	Acción recomendada
Todos los huéspedes registrados	Azul • Completado