¿Cómo puedes gestionar a tus colaboradores?

La gestión eficaz de colaboradores es esencial para mantener tu propiedad funcionando sin problemas. En esta guía, te explicaremos los diferentes tipos de colaboradores y cómo gestionar sus permisos de acceso según sus necesidades específicas.

Referencia rápida: Casos de uso comunes

¿Quién necesita acceso?	Configuración recomendada	¿Qué pueden hacer?
Limpiador / Persona de mantenimiento	Ver disponibilidad	Ver cuándo la propiedad está ocupada o disponible. No pueden ver detalles de huéspedes ni precios.
Coanfitrión / Asistente	Ver disponibilidad + Ver y crear reservas	Ver calendario y detalles completos de reservas, incluyendo nombres de huéspedes e información de contacto.
Alguien que debe recibir notificaciones de reservas	Marcar como secundario	Recibir notificaciones por correo electrónico o push sobre reservas. No otorga acceso para ver nada en el sistema.
Alguien que gestiona solo la configuración de la propiedad	Configuración de la propiedad	Editar información de la propiedad, comodidades, fotos, precios. No pueden ver reservas ni calendario.

¿Qué hay sobre los Gestores de Propiedades?

Si trabajas con un gestor de propiedades profesional, la configuración recomendada es que cree una cuenta de Experto en Gestión de Propiedades (PME) y establezca una relación de mandato con tu propiedad. Esto les proporciona acceso operativo adecuado diseñado para empresas de gestión de propiedades.

Si prefieres no utilizar la estructura PME y simplemente deseas dar acceso a tu gestor de propiedades como colaborador, puedes otorgarle todos los permisos: Configuración de la propiedad + Ver disponibilidad + Ver y crear reservas + Distribución y publicación.

Esto les proporciona acceso operativo completo para gestionar la propiedad. Sin embargo, ten en cuenta que los colaboradores nunca pueden acceder a datos financieros (facturas, pagos) – solo el modelo PME te permite otorgar acceso a facturas a un gestor de propiedades.

Colaborador Principal (Editor)

El colaborador principal tiene acceso completo a todos los datos de la propiedad:

• Calendario: Acceso completo a fechas reservadas, bloqueadas y disponibles, incluyendo detalles de precios
• Reservas: Información completa de reservas, incluyendo detalles de huéspedes, desglose de precios y estado del pago
• Finanzas: Facturas, pagos, información de pago
• Configuración de la propiedad: Puede ver y editar todas las configuraciones de la propiedad
• Reseñas: Todas las reseñas de huéspedes
• Colaboradores: Puede ver y gestionar todos los colaboradores de la propiedad
• Notificaciones: Recibe todas las notificaciones (correo electrónico y push)

Punto clave: Solo el colaborador principal puede acceder a detalles de pagos, facturas e información de pago. Esta cuenta está vinculada legalmente a acuerdos de propiedad con Holidu.

Casillas de permisos explicadas

Al agregar un colaborador, puedes otorgar uno o más de estos permisos. Cada permiso otorga acceso a áreas específicas.

Configuración de la Propiedad

¿Qué pueden ver/editar?

Puede ver/editar	No puede acceder
Descripciones y títulos de la propiedad	Reservas o resguardos
Fotos (subir, eliminar, reordenar)	Datos financieros (facturas, pagos)
Comodidades e instalaciones	Canales de distribución
Información de habitaciones/unidades	Información de huéspedes
Precios y tarifas estacionales	Gestión de fechas bloqueadas
Tarifas adicionales	Métricas de desempeño
Instrucciones de llegada/check-in	Gestión de colaboradores
Configuración de sincronización de calendario (importación iCal)	Controles de publicación
Exportación de calendario (iCal)

Limitaciones:

• La ubicación es de solo lectura si la propiedad ya está publicada.
• La sincronización/exportación de iCal se puede configurar aquí, pero ver o gestionar fechas bloqueadas requiere el permiso "Ver y crear reservas".

Ver y Crear Reservas

Respecto a las Reservas:

Puede ver	Puede hacer
Detalles completos de reservas	Crear reservas manuales
Nombre, correo, teléfono y dirección del huésped	Modificar reservas manuales
Desglose completo de precios	Cancelar reservas
Montos de pago	Actualizar información del huésped en reservas
Detalles de comisión
Información de canal
Historial de modificaciones de reservas

Respecto a las Fechas Bloqueadas:

Puede hacer
Ver fechas bloqueadas CON comentarios/notas
Crear fechas bloqueadas
Editar fechas bloqueadas
Eliminar fechas bloqueadas (si no son inmutables)

No puede acceder a:

• Configuración/descripciones de la propiedad
• Gestión de canales de distribución
• Configuración de precios

Notas:

• Para ver la vista de calendario, también otorga el permiso "Ver disponibilidad".
• Si el propietario no ha completado la verificación KYC, los detalles de contacto del huésped pueden estar ocultos hasta que se complete.

Ver Disponibilidad

Esta es una vista de calendario de solo lectura diseñada para personas que necesitan saber cuándo la propiedad está ocupada sin ver detalles sensibles.

Respecto a las Reservas:

Puede ver	No puede ver
Fechas de reserva (check-in/check-out)	Nombre, correo o teléfono del huésped
Número de huéspedes (adultos, niños, bebés)	Desglose de precios o totales
Estado de la reserva (confirmada, cancelada)	Información de pago o comisión
ID de la reserva	Información de canal
	Cualquier dato financiero

Respecto al Calendario:

Puede hacer	No puede hacer
Ver qué fechas están disponibles	Bloquear o desbloquear fechas
Ver rangos de fechas bloqueadas	Ver comentarios/notas en fechas bloqueadas
Acceder a la propiedad en el sistema	Editar configuraciones de la propiedad
	Gestionar sincronización o exportación de iCal
	Modificar nada

Ideal para: Limpiadores, personal de mantenimiento, o cualquiera que necesite saber cuándo la propiedad está ocupada pero no debe ver detalles financieros ni información de contacto de huéspedes.

Distribución y Publicación

Puede ver	Puede modificar
Canales de distribución conectados	Activar nuevos canales (Airbnb, Booking.com, etc.)
Estado de conexión del canal	Desactivar canales existentes
Estado de subcanales	Habilitar/deshabilitar subcanales
Políticas de cancelación por canal	Establecer políticas de cancelación
Detalles de precios/marcas de canal	Configurar ajustes de canal

No puede acceder a:

• Descripciones/configuraciones de la propiedad
• Reservas o resguardos
• Calendario/disponibilidad
• Información de huéspedes
• Datos financieros (facturas, pagos)

Marcar como Secundario

Permite que el colaborador reciba notificaciones por correo electrónico y push sobre reservas en esta propiedad. Solo una cuenta por propiedad puede marcarse como secundaria.

Esta casilla solo controla las notificaciones – no otorga acceso para ver o editar nada. Para dar a la persona acceso real, también marca una o más de las casillas de permisos anteriores.

Matriz de comparación rápida

Permiso	Configuración de la propiedad	Reservas	Información de huéspedes	Precios de reservas	Calendario	Canales	Notificaciones
Configuración de la propiedad	Editar
Ver y crear reservas		Completo	Sí	Completo	Solo fechas
Ver disponibilidad		Solo fechas			Solo lectura
Distribución y publicación						Completo
Marcar como secundario